Configurez l’entreprise une fois. Exploitez ensuite.

Commencez par un site réel.

Vous, en tant qu’administrateur, créez l’entreprise et son premier site physique. Un site est le lieu où le travail se fait : restaurant, boutique, hôtel, entrepôt ou propriété mixte.

Renseignez le nom de l’entreprise, le nom commercial, le fuseau horaire, la devise et l’adresse des reçus. Ne créez pas un second site pour séparer un département : les départements appartiennent à un site.

HostedERP · Configuration du siteImage d’exemple

Activez uniquement les activités que vous exploitez.

Les types d’activité déterminent les outils, les pools de stock et les rapports visibles sur un site. Activez ce que vous faites ; laissez le reste de côté.

• RestaurantService à table, bons cuisine, recettes et rapports restaurant.
• SnackVentes rapides au comptoir, stock direct et flux simplifié.
• RéservationUnités, tarifs, réservations, arrivées, cartes et départs.
• Boutique / EntrepôtAchats, entrepôt central, stock des départements et inventaires.

Une propriété mixte peut activer plusieurs types sur le même site. Un hôtel avec une salle de restaurant peut avoir Réservation et Restaurant ; un comptoir de vente peut avoir Boutique en plus.

Affectez un site, un rôle et un département.

Votre administrateur crée le compte de chaque personne et affecte trois éléments : le site, le rôle et le département. Cette combinaison détermine ce que la personne voit et peut faire.

HostedERP · Personnes et accèsImage d’exemple

Désactivez un compte quand quelqu’un part ; ne supprimez pas la fiche. L’historique de ses ventes, services et validations doit rester intact.

Construisez le catalogue avant la première vente.

Ajoutez les produits et services vendus, avec une unité, un prix et une catégorie. Distinguez les articles vendus directement du stock des plats composés ou services qui consomment des ingrédients.

• Articles à stock direct — une bouteille, un sandwich emballé ou un article de boutique. La vente retire cet article précis.
• Recettes — un plat composé. Confirmez les lignes d’ingrédients pour que la vente retire les bonnes quantités.
• Services — une nuit de chambre ou une prestation qui ne consomme pas de stock de la même façon.

Ajoutez les fournisseurs seulement quand vous êtes prêt à recevoir du stock ou à enregistrer des achats. Les prix fournisseurs peuvent être corrigés à la réception.

Saisissez le stock d’ouverture une fois, comme un vrai comptage.

Le stock d’ouverture ancre le chiffre calculé. Comptez ce qui est physiquement en rayon, en réserve ou au bar ; ne recopiez pas la quantité attendue d’un fournisseur.

• Comptez par produit et par pool de stock : entrepôt principal ou département.
• Utilisez l’unité d’achat et de vente du produit.
• Enregistrez le comptage comme position d’ouverture, pas comme un achat.
• Conservez la feuille de comptage ; c’est la preuve si le premier rapport de stock semble faux.

Connectez la couche physique.

Une vente n’est pas terminée tant que le reçu n’est pas imprimé, que la cuisine n’a pas le bon ou que la carte du client ne fonctionne pas. Testez chaque appareil avant le premier vrai client.

• Imprimante de reçus — imprimez un reçu test depuis l’écran de vente.
• Imprimante ou écran cuisine — envoyez une commande test et vérifiez le bon.
• Tiroir-caisse / terminal — vérifiez le paiement et le moyen enregistré.
• Encodeur de cartes — vérifiez que le pont fonctionne et encodez une carte test avant l’arrivée d’un client.

Décidez comment l’entreprise vous joint.

Vous, en tant qu’administrateur, choisissez si l’entreprise utilise les alertes téléphone Heads-Up. Chaque personne active ensuite son propre téléphone ou sa tablette. L’alerte joint la bonne personne où qu’elle soit : au bureau, en salle ou à distance du site.

• Un rapport est prêt à consulter.
• Un stock franchit un seuil de réapprovisionnement.
• Une dépense est enregistrée.
• Un paiement de réservation ou une carte d’accès demande une action.
• Une réservation est confirmée ou un client arrive.

Ouvrez le premier service.

Un service — la session de travail — délimite la période travaillée. L’ouvrir donne une place aux ventes, paiements et mouvements de stock et prend l’instantané de stock de départ.

Vous ou votre manager ouvrez le service avant l’exploitation. Ne lancez pas un second service pour le même département tant que le premier tourne.

Effectuez une première vente testée.

Avant le premier vrai client, faites une transaction complète par le même chemin que votre équipe utilisera.

1. Ouvrez le service et choisissez le bon site.
2. Ajoutez un article et vérifiez le prix.
3. Encaissez et choisissez le moyen de paiement.
4. Imprimez le reçu.
5. Vérifiez l’effet sur le stock du produit.
6. Fermez le service test et consultez le rapport.

Checklist de configuration

Imprimez cette page ou gardez-la ouverte. Cochez chaque point seulement après avoir vérifié le résultat dans l’application.

• Entreprise et premier site créés ; fuseau horaire et devise confirmés.
• Seuls les types d’activité exploités sont actifs sur ce site.
• L’administrateur a affecté site, rôle et département à chaque personne.
• Les produits et services ont un prix et le bon comportement de stock.
• Les recettes sont confirmées lorsque le produit est composé.
• Le stock d’ouverture est compté et enregistré dans le bon pool.
• Imprimante de reçus, sortie cuisine et encodeur testés.
• Le premier service peut être ouvert et fermé proprement.
• Une vente test atteint le paiement, le stock et le rapport de service.