Deux niveaux, un seul historique de mouvements.
Les achats arrivent dans l’entrepôt principal. Les départements reçoivent ce qu’ils consomment. Les ventes et recettes consomment ensuite le stock du département. Vous ne saisissez pas un nouveau total après chaque mouvement : la plateforme le calcule depuis les événements enregistrés.
- Entrepôt principal — la source de vérité pour les achats et le stock en vrac.
- Stock département — ce que la cuisine, le bar ou la boutique peut réellement utiliser.
- Mouvement — réception, dispatch, usage, perte, vente ou ajustement audité.
- Comptage — la preuve physique qui réancre le chiffre calculé.
Le stock ne change que par un événement enregistré. Ne remplacez pas un total parce qu’il « semble faux » ; trouvez le mouvement ou le comptage qui l’explique.
Avant la réception
- Les produits ont une unité d’achat et une unité de stock.
- Les fournisseurs sont enregistrés avec leurs coordonnées et prix à jour.
- Les seuils de réapprovisionnement sont définis pour les articles critiques.
- Votre administrateur a défini qui peut commander, valider, recevoir et compter.
- L’entrepôt principal et le département de réception existent.
Jour de livraison : du bon de commande au rayon du département.
Votre jour de livraison
Vous en tant que responsable stockLa cuisine manque de riz et d’huile. Vous lancez la demande, votre manager valide l’achat, et la livraison arrive avec des quantités légèrement différentes. Vous confirmez ce qui est réellement arrivé, puis dispatchez la part de la cuisine.
Créer le bon de commande
Vous transformez la demande de stock bas en bon de commande pour un fournisseur. Votre manager le valide avant l’envoi.
Vérifiez : fournisseur, produits et quantités commandées sont corrects.Recevoir ce qui est réellement arrivé
Vous confirmez les quantités et prix unitaires d’après le bon de livraison, pas d’après le souhait. Un écart est un fait de réception.
Vérifiez : quantités et prix correspondent au bon de livraison ; joignez la référence.Confirmer la livraison
Le stock devient disponible seulement après confirmation. Une livraison physiquement présente mais non confirmée ne peut pas être dispatchée.
Vérifiez : le chiffre entrepôt augmente des quantités confirmées.Dispatcher vers la cuisine
Vous envoyez la part de la cuisine. Le système vérifie que l’entrepôt contient assez avant d’accepter.
Vérifiez : l’entrepôt baisse et le département cuisine augmente de la même quantité.Laisser les ventes consommer le reste
Les recettes consomment le stock du département à la vente. Les articles directs réduisent leur produit exact. Pas de seconde déduction manuelle.
Vérifiez : l’historique montre la vente comme cause, pas un ajustement manuel.
Jour de comptage : prouvez le chiffre.
Votre inventaire mensuel
Vous en tant que responsable stockVous imprimez la feuille, votre équipe compte les rayons et vous saisissez ce qui est physiquement présent. Une ligne ne correspond pas. Le comptage existe précisément pour révéler cela.
Imprimer la feuille de comptage vierge
Imprimez les produits et emplacements à compter. Comptez à la main ; ne partez pas du chiffre attendu.
Vérifiez : chaque produit de la feuille existe dans le site compté.Saisir les quantités comptées
Saisissez ce que l’équipe a physiquement trouvé, produit par produit. Ne remplacez pas le calcul par une estimation.
Vérifiez : quantité et unité correspondent à la feuille.Investiguer l’écart
Comparez au chiffre calculé. Un manque peut être une perte, un renversement, une erreur de réception ou une recette non confirmée. Vérifiez l’historique avant de conclure.
Vérifiez : l’explication correspond à un mouvement enregistré ou à un événement connu.Enregistrer l’ajustement audité
Enregistrez l’écart comme ajustement avec son motif. Ne modifiez pas le total directement et ne soumettez pas deux fois le même ajustement.
Vérifiez : l’ajustement apparaît dans l’historique et le nouveau chiffre en découle.
Qui fait quoi
Le stock est plus sûr quand commander, valider, recevoir et compter ne sont pas la même personne. Une petite équipe peut cumuler les rôles, mais le choix doit être délibéré.
- Votre administrateur définit les rôles et peut les cumuler pour une petite équipe.
- Vous, responsable stock, créez les commandes, recevez, dispatchez et comptez.
- Votre manager valide les achats et revoit les écarts.
- Votre équipe compte le rayon ; le comptage est une preuve, pas une opinion.
Quand le prix livré diffère, corrigez-le sur la livraison. Le prix fournisseur est mis à jour pour la prochaine commande.
Rapports à vérifier
Inventory Report
Mouvements entrepôt et départements, disponibilité par rapport aux seuils, usage lié aux ventes.
Main Warehouse Reports
Bons de commande, livraisons, historique, dépenses et liste de stock bas.
Department Stock Reports
Réceptions, consommation et vues stock bas par département.
Supplier Performance Reports
Dépenses, historique, performance de livraison et fournisseurs liés aux plus gros écarts.
Stock & Cash Reconciliation Reports
Comparez stock attendu et comptage. Investiguez avant de conclure à une perte.
Un seuil de stock franchi ou une dépense enregistrée peut vous joindre par alerte téléphone, où que vous soyez. La cloche conserve tout l’historique.