Une unité, une réservation, un dossier client.
Une chambre est vendue une fois pour une nuit donnée. La réservation tient l’unité, verrouille le tarif et accompagne le client de l’arrivée au départ. La disponibilité découle du statut de réservation, pas d’un drapeau séparé.
- Unité — la chambre, l’appartement ou la location physique.
- Catégorie et tarif — ce qu’est l’unité et ce que coûte le séjour.
- Réservation — le client, les dates, l’unité et le prix verrouillé.
- Facture et paiement — le volet financier du séjour.
- Carte d’accès — l’accès physique pour les dates exactes.
L’arrivée est conditionnée à une facture valide et à un paiement réel. Une réservation ne devient pas une chambre occupée parce qu’on a cliqué sur un statut.
Avant la première réservation
- Les unités existent et sont groupées dans les catégories vendues.
- Les règles tarifaires couvrent les saisons et durées proposées.
- Le type Réservation est actif sur la propriété.
- L’équipe de réception a le bon site et le bon rôle.
- Le pont de l’encodeur est installé, démarré et testé avec une carte vierge.
Un séjour : réservation, arrivée, prolongation, départ.
Votre journée à la réception
Vous en tant que réceptionnisteUn client réserve une suite Deluxe pour trois nuits. Plus tard, un client se présente et paie au comptoir. Pendant le séjour, il prolonge de deux nuits. Vous réencodez la carte, puis terminez le départ et récupérez la carte.
Créer la réservation
Vous créez ou retrouvez le dossier client, choisissez catégorie et unité, fixez les dates et sélectionnez un tarif. Le tarif est verrouillé.
Vérifiez : l’unité n’est pas déjà tenue et le tarif est celui annoncé.Laisser en attente ou encaisser
Une réservation à l’avance peut rester en attente jusqu’à l’arrivée. Un client qui paie au comptoir reçoit une facture et un paiement réel avant l’arrivée.
Vérifiez : statut de réservation et statut de paiement concordent ; une réservation en attente n’est pas de l’argent confirmé.Faire entrer seulement après paiement
Vous activez le séjour seulement quand la facture est valide et payée. Le système refuse de passer en occupé sur simple confiance.
Vérifiez : la facture est payée et la réservation active avant de remettre une carte.Encoder la carte
Vous présentez une carte à l’encodeur. Elle reçoit l’identité de la chambre et les dates exactes ; la serrure applique le séjour hors ligne.
Vérifiez : l’encodeur confirme le succès et la carte ouvre la chambre affectée.Gérer la prolongation
Le client demande deux nuits de plus. Vous revérifiez la disponibilité, repricez la réservation et réencodez la carte avec la nouvelle date de départ.
Vérifiez : les nouvelles dates ne chevauchent aucune réservation et la carte porte la nouvelle date.Départ et retour de la carte
Vous réglez le solde, confirmez le retour physique de la carte et libérez la chambre. Une carte non rendue reste un risque d’accès réel.
Vérifiez : la réservation est terminée, la carte rendue et l’unité disponible.
Paiement et présence
Une réservation ne devient occupée qu’avec une facture valide et payée. C’est délibéré : une chambre ne se remet pas sans encaissement réel.
Activer ne suffit pas à écrire une carte. Vous l’encodez toujours à la réception, pour la chambre et les dates exactes.
Au départ, la carte doit revenir avant que la chambre soit libérée. C’est une clé physique, pas seulement un statut.
Quand le séjour ne se passe pas comme prévu
La réservation est encore en attente
Les réservations non payées peuvent expirer. Relancez avant l’expiration ; une réservation au calendrier n’est pas du revenu confirmé.
Le pont de l’encodeur ne répond plus
Il n’y a pas de secours automatique par clé métallique dans cette conception hors ligne. Redémarrez le pont et testez avant de remettre une carte non encodée.
Le client perd la carte
Traitez cela comme un problème d’accès physique. Suivez la procédure perte, remplacez la carte et comptabilisez la carte manquante.
Le client veut changer d’unité
Vérifiez la disponibilité et réencodez la carte pour la nouvelle chambre ; une carte de l’ancienne chambre n’ouvrira pas la nouvelle.
Si le paiement n’est pas réel, l’arrivée ne l’est pas non plus. Corrigez la facture ou le paiement d’abord.
Rapports à vérifier
Units Summary & Occupancy
Unités louables, en attente, impayées, actives et occupation globale.
Booking Revenue Report
Revenus en attente, actifs et prolongés, avec remises. L’attente n’est pas du cash confirmé.
Payments Received & Outstanding Payments
Encaissé sur les factures de réservation et reste dû.
Card Encoding Activity
Succès, échecs et tâches en attente. Une hausse des échecs pointe vers l’encodeur.
Bookings Management Dashboard
Statuts, occupation, arrivées, départs, impayés et activité cartes en une vue du matin.
Card Encoder Report Suite
File d’encodage, état par unité, cartes affectées et résumé hebdomadaire.
Un paiement en attente, une carte à encoder ou un rapport prêt à la réception peut vous joindre sur votre téléphone, où que vous soyez. La cloche conserve l’historique.